Artikel:

Stor faglig hjælp til ERP-specifikation

Direktør Hans Kvols Kristensen, Pelliconi, har fået en stor hjælp fra netværkskollega i forbindelse med processen omkring udarbejdelse af kravspecifikation/udbudsmateriale vedrørende udskiftning af ERP-system

Virksomheden Pelliconi, som årligt på fabrikken i Taastrup producerer over 4 milliarder (på koncernniveau knap 28 milliarder) metal- og plastikkapsler til især øl- og sodavandsflasker, står på tærsklen til at udskifte sit ERP-system. Inden topledelsen giver grønt lys for investeringen, og udbudsmaterialet fremsendes til 3-4 mulige leverandører, er der gennemført et grundigt forarbejde, hvor forespørgselssystemet i Netværk Danmark har spillet en vigtig birolle.
Virksomheden kører i dag med XAL, der blev installeret i 1999. I slutningen af 2004 konstaterer direktør Hans Kvols Kristensen, som har ansvaret for den danske del af den internationale virksomhed, at tiden er inde til en udskiftning.
Inden han sender opgaven i udbud, spørger han i Netværk Danmarks logistiknetværk, om andre har erfaringer med kravspecifikationer til et ERP-system.

Hans Kvols Kristensen får 9 henvendelser, og selv om nogle af dem tydeligvis også kunne være leverandører, tager han kontakt til 4-5 stykker og gør præmisserne klar fra starten:
"Hensigten er at søge sparring uden betaling, så sig til, når du mener, at dine råd skal koste penge."
Hans Kristensen fik flere gode råd, og navnlig seniorkonsulent Bjarne Brejner, KPMG, gav sig tid til en grundig sparring. Han kunne bekræfte, at Pelliconi var på rette kurs i sit forarbejde, og han bidrog med et anonymiseret materiale til udbudsspecifikation og tilbød sparring til at tilpasse materialet til de særlige forhold, der gælder for Pelliconi.
"Jeg har fået et stort fagligt udbytte af samtalerne med Brejner og andre kolleger i netværket, og det har bidraget til udviklingen af det projekt, som jeg nu har beregnet kan tjene sig hjem i løbet af to år.", forklarer Hans Kvols Kristensen.

Hans Kristensen er nu villig til at give sine erfaringer om kravspecifikationer og udbudsmateriale vedr. ERP-systemer videre. Bjarne Brejner og Hans Kvols Kristensen er enige om, at følgende huskeliste er god at have i mente, når man skal udarbejde kravspecifikation og udbudsmateriale:

1. Udarbejd en forretningsmæssig "business case" som udgangspunkt for projektet, hvor potentialer indenfor omkostningsbesparelser, procesforbedringer, forbedret ledelsesinformation og strategiske muligheder er specificeret.
2. Hvis ikke virksomhedens nuværende forretningsprocesser allerede er beskrevet, så få gjort dette for de væsentligste forretningsprocesser.
3. Vurder kritisk, hvordan det nye ERP-system skal være med til at forbedre de nuværende forretningsprocesser og derved skabe mere værdi for virksomheden/kunderne. Beskriv dette detaljeret for de væsentligste forretningsprocesser.
4. Sørg for at opbygge kravspecifikationen og udbudsmaterialet på en struktureret måde til minimering af typiske faldgruber/risici.
5. Evaluering og vægtning af de indkomne tilbud i relation til udbudsmaterialet. De enkelte krav/ønsker i udbudene vægtes, og der udarbejdes en scoreliste for alle tilbudene. Efterfølgende sker en kvalitativ vurdering af den enkelte leverandør. 2-3 leverandører inviteres til en præsentation af deres løsningsforslag.

"Jeg har været medlem af Netværk Danmark siden 1996 og nydt godt af gode råd fra andre. Derfor er jeg også klar til at give viden videre, hvis andre har behov for det", konstaterer Hans Kristensen.