Det er godt at vide besked, hvis der er ugler i mosen. Sådan lyder rationalet bag de såkaldte whistleblower-ordninger, som en lang række danske virksomheder de seneste år har etableret.

Sagen om de skyhøje bonusordninger i DONG blev afsløret af en såkaldt 'Whistleblower', og det har fået flere virksomheder til at overveje lignende ordninger, hvor interne 'sangfugle' anonymt kan aflevere tips. Men hvad bør man overveje, inden man kaster sig ud i det? Vi har spurgt jurist Martin Møller fra SimCorp, som har haft en whistleblower-ordning i to år.

1. Derfor er det en god idé

Whistleblower-ordninger giver medarbejdere og aktionærer mulighed for at henvende sig anonymt med oplysninger eller mistanke om uregelmæssigheder, kriminelle aktiviteter eller klare brud på virksomhedens interne retningslinjer. Ordningen sikrer ansatte i hele organisationen et alternativ til at henvende sig til nærmeste leder med en eventuel mistanke. I stedet får medarbejderne mulighed for at indberette følsomme informationer på en diskret og systematisk måde, der ikke bringer informanten i fare. En whistleblower-ordning signalerer både internt og eksternt, at virksomheden tager sit ansvar seriøst og prioriterer værdier som tryghed og åbenhed. 

2. Vælg den rigtige model

Det er vigtigt at vælge en model, der passer til virksomhedens størrelse, organisation, værdier og kultur. Er man en forholdsvis lille virksomhed, kan man evt. udpege en gatekeeper fra bestyrelsen, som så administrerer ordningen, tager imod henvendelser og følger op på indkomne sager. For større virksomheder vil det være mere oplagt at lade et eksternt selskab med ekspertise inden for området håndtere ordningen.

3. Beslut hvem og hvad ordningen indebærer

Derudover er det vigtigt at gøre sig klart, hvor omfattende ordningen skal være.

Hvilke typer informationer er omfattet af whistleblower-ordningen, og hvilke typer informationer bør indberettes gennem virksomhedens eksisterende kommunikationskanaler. Endelig er det nødvendigt at tage stilling til, om indberetninger kan komme fra eksterne kilder, eller om ordningen er begrænset til folk med tilknytning til virksomheden.

4. Få styr på data

Da der er tale om personfølsomme oplysninger, som skal behandles fortroligt i henhold til Persondataloven, skal Datatilsynet godkende alle danske whistleblower-ordninger. På Datatilsynets hjemmeside kan man finde retningslinjer for sikker behandling af de indkomne oplysninger samt flere oplysninger om, hvad der skal til for at få godkendt sin ordning.

5. Fortæl om ordningen

Når whistleblower-ordningen er på plads, er det vigtigt at kommunikere den ud til medarbejderne. Hvis de ikke kender til ordningen, er arbejdet spildt. Hold et par informationsmøder og sørg for at gøre opmærksom på ordningen, når virksomheden rekrutterer nye ansatte.